常勤教員の勤怠管理が現在の主たる業務です

学校関係に再就職して総務課に配属されました。主な業務は常勤教員の勤怠管理でした。私が再就職するまでは、常勤教員の方々は、地方公務員の制度に準拠していて時間外手当は定率で支給されていたそうです。ところが私が就職するのと時を同じくして、制度が変わり法人化の適用になり、時間外手当の概念が発生しました。先生方には時間外手当を申請するという概念がそもそもなくて、スタート当初はほとんど届け出がなく、事務量も僅かでした。同時に常勤職員の方も、地方公務員の身分ながらも先生方と同じ扱いで時間外手当の対象となりました。しかし常勤職員の場合は本人が、各自専用のパソコンから専用ソフトで直接時間外申請を行うため、私が時間外集計に手を煩わされることはありませんでした。

自分の責任で申請することで、完結しました。一方常勤教員の方々には専用のパソコンはありますが、専用ソフトが使える環境になく、紙ベースでの申請となりました。一般企業と同じで、時間外手当の割増率などは同じでした。勤務パターンが8:45〜17:15がA勤務、9:30〜18:00がB勤務、10:30〜19:00がC勤務とパターン化されていて朝、夜でオーバーした時間が、時間外手当として申請されます。先生方は勤務時間外等申請書という用紙に時間外を記入して提出します。その用紙については事務部門のチェックを経て、時間外の種別によってそれぞれの管理職の決裁をもらう流れです。実際にはこの時間外よりも、休日出勤手当の申請が多い。

時間外と同じ申請用紙に本人が出勤日と振替日を記入して提出してきます。振替日が出勤日の前後1週間以内であれば、時間外手当は付かず振替の消し込みのみ。それ以外については、25%の割増分だけ支払われます。振替がどうしても取れず、出勤日から16週間経過した休日出勤時間については、135%の割増賃金を支払う取り決めです。業務の分散化がよく吟味されていないため特定の先生方に、集中している状況です。振替日を指定された休日出勤については、出勤簿の消し込みを行います。振替というゴム印を出勤簿に押すという原子的な方法です。それ以外に年次有給休暇、特別休暇、病気休暇のゴム印もそれぞれの紙ベースの申請書に基づき押印します。一方時間外の集計を25%、125%、135%毎にまずExcel上で行い申請書とチェックします。次に専用パソコンにインストールされた人事管理ソフトに正式入力します。これが勤怠管理の主たる流れです。

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